Xaricdə təhsil prosesində tələbələrin qarşılaşdığı sənədlərdən biri də Enrollment Letterdir. Bu ifadə Azərbaycan dilində kontekstdən asılı olaraq təhsil haqqında arayış, qeydiyyat haqqında təsdiq məktubu, tələbə statusunu təsdiqləyən məktub və ya universitetdə qeydiyyat haqqında sənəd kimi başa düşülə bilər.
Burada vacib bir məqam var: Enrollment Letter hər universitetdə eyni məzmunda və eyni adla təqdim olunmaya bilər. Bəzi universitetlər bunu Confirmation of Enrolment, Proof of Enrolment, Enrolment Verification və ya Letter of Confirmation adlandırırlar. Məsələn, Toronto Universiteti bu sənədi tələbənin müəyyən akademik sessiyada universitetdə qeydiyyatda olduğunu təsdiqləyən rəsmi sənəd kimi təqdim edir.
Xaricdə təhsil planlaşdıran tələbələr üçün bu sənədin nə olduğunu, qəbul məktubundan hansı fərqinin olduğunu və hansı hallarda lazım ola biləcəyini əvvəlcədən bilmək olduqca vacibdir.
Enrollment Letter tələbənin müəyyən universitetdə və müəyyən təhsil proqramında rəsmi olaraq qeydiyyatda olduğunu və tələbə statusuna malik olduğunu təsdiqləyən universitet sənədidir.
Bu sənəd adətən universitetin qeydiyyat ofisi, tələbə xidmətləri və ya digər səlahiyyətli akademik inzibati struktur tərəfindən hazırlanır.
Məsələn, UCLA-nın rəsmi məlumatında Proof of Enrollment sənədinin tələbənin universitetdə qeydiyyatını və təhsil statusunu təsdiqlədiyi, sənəddə qəbul və təhsil tarixləri, tələbənin statusu, fakültəsi, ixtisası və gözlənilən məzuniyyət müddəti kimi məlumatların yer ala bildiyi göstərilir.
Sadə şəkildə desək:
Admission Letter - universitet sizi qəbul edib.
Enrollment Letter - siz universitetdə rəsmi olaraq qeydiyyatdasınız və tələbə statusunuz təsdiqlənir.
Bu fərqi bilmək xüsusilə xaricdə təhsil üçün sənəd hazırlayarkən vacibdir.
Bu iki sənədin ən çox qarışdırılan sənədlərdən olması təsadüfi deyil. Hər ikisi universitetdən gəlir, amma hüquqi və inzibati məqsədləri fərqli ola bilər.
Admission Letter və ya Letter of Admission universitetin tələbəyə təhsil proqramına qəbul olunduğunu bildirən rəsmi məktubudur.
DAAD-ın Almaniyada təhsil üzrə rəsmi məlumatına görə qəbul məktubu tələbəyə universitetdə yer təklif edildiyini təsdiqləyir və qeydiyyat üçün son tarix və digər şərtlər haqqında məlumat verə bilər.
Yəni tələbə qəbul məktubunu aldıqda hələ mütləq şəkildə universitetdə qeydiyyatını tamamlamış olmaya bilər.
Enrollment Letter isə tələbənin artıq universitetdə qeydiyyatdan keçdiyini və tələbə statusunun olduğunu göstərmək üçün istifadə olunur.
DAAD da Almaniya kontekstində qəbul məktubunun öz-özlüyündə şəxsi rəsmi tələbə etmədiyini, tələbənin universitetdə qeydiyyatdan keçdikdən sonra tələbə statusu əldə etdiyini bildirir.
Buna görə sənədləri hazırlayarkən universitetin sizdən konkret olaraq Admission Letter, yoxsa Enrollment Letter / Proof of Enrollment tələb etdiyini dəqiqləşdirmək lazımdır.
Sənədin formatı universitetdən universitetə dəyişə bilər. Lakin rəsmi tələbə statusunu təsdiqləyən məktubda adətən tələbə və onun təhsili haqqında əsas məlumatlar yer alır.
Bunlara aşağıdakılar daxil ola bilər:
tələbənin adı və soyadı; tələbə nömrəsi; universitetin adı; fakültə və ya məktəb; Ixtisas; təhsil proqramının adı;/ bakalavr və ya magistr səviyyəsi; təhsil müddəti; qeydiyyatda olduğu akademik semestr və ya il; tələbənin full-time və ya part-time statusu; təhsilin başlanma tarixi; gözlənilən məzuniyyət tarixi.
Məsələn, UCLA-nın Proof of Enrollment sənədində tələbənin qəbul tarixləri, iştirak etdiyi təhsil dövrləri, hər dövr üzrə enrollment status, fakültə, ixtisas və gözlənilən məzuniyyət müddəti kimi məlumatların göstərilə bildiyi qeyd olunur.
Bu sənəd müxtəlif məqsədlər üçün tələb oluna bilər.
Tələbənin universitetdə həqiqətən qeydiyyatda olduğunu təsdiqləmək üçün istifadə edilə bilər.
Bəzi ölkələrdə və konkret vəziyyətlərdə tələbənin təhsil statusunu sübut etmək üçün universitetdən verilmiş qeydiyyat təsdiqindən istifadə oluna bilər.
Lakin burada bütün ölkələr üçün eyni qaydanın olmadığını nəzərə almaq lazımdır. Viza müraciətində hansı sənədin qəbul edildiyini mütləq həmin ölkənin rəsmi miqrasiya və konsulluq mənbəyindən yoxlamaq lazımdır.
Təqaüd proqramı tələbənin müəyyən universitetdə aktiv tələbə olduğunu təsdiqləməyi tələb edə bilər.
Bəzi işəgötürənlər və təşkilatlar şəxsin tələbə statusunu təsdiqləmək üçün universitetdən rəsmi arayış tələb edə bilərlər.
Tələbənin hansı universitetdə və hansı müddətdə təhsil aldığını təsdiqləmək üçün də istifadə edilə bilər.
Toronto Universitetinin rəsmi məlumatında Confirmation of Enrolment sənədinin təhsil, təqaüd, məşğulluq və immiqrasiya ilə bağlı müxtəlif məqsədlər üçün lazım ola biləcəyi qeyd edilir.
Bu, universitetin prosedurundan asılıdır.
Adətən proses belə olur:
Universitetə müraciət edilir → qəbul alınır → tələbə qəbul şərtlərini yerinə yetirir → qeydiyyat prosesi tamamlanır → universitet tələbənin enrollment statusunu təsdiqləyir.
Bəzi universitetlər qeydiyyatdan sonra sənədi elektron sistemdən əldə etməyə imkan verir. Məsələn, Toronto Universitetində uyğun tələbələr Confirmation of Enrolment məktubunu ACORN sistemi üzərindən PDF formatında əldə edə bilirlər.
Digər universitetlərdə isə tələbənin Registrar's Office, Student Services və ya International Office ilə əlaqə saxlaması lazım ola bilər.
Xeyr, mütləq deyil.
Bu iki sənəd bir-birini avtomatik əvəz etmir.
Məsələn, Almaniyanın DAAD platformasında açıq şəkildə qeyd olunur ki, universitetdən qəbul məktubu almaq hələ tələbənin rəsmi şəkildə tələbə olması demək deyil. Tələbə qeydiyyat prosedurunu tamamladıqdan sonra universitetdə rəsmi tələbə statusu əldə edir.
Ona görə də sənəd siyahısında Enrollment Letter yazılıbsa, yalnız Admission Letter təqdim etməzdən əvvəl universitetin tələb etdiyi sənədin dəqiq adını yoxlamaq lazımdır.
Əgər universitet tələbəyə belə bir sənəd təqdim edirsə, tələbə adətən onu özü hazırlamır.
Sənəd universitetin müvafiq strukturundan alınır.
Prosedur universitetə görə dəyişə bilər:
Universitetin tələbə portalına daxil olursunuz. Student Services, Registrar, Academic Records və ya oxşar bölməni tapırsınız. Proof of Enrollment, Confirmation of Enrolment və ya Enrollment Verification xidmətini seçirsiniz. Sənədi elektron formada əldə edirsiniz və ya universitetdən tələb edirsiniz. Lazım olduqda sənədi çap edib imzalatdırırsınız.
Məsələn, Toronto Universitetində tələbə portalı vasitəsilə Confirmation of Enrolment məktubunu əldə etmək mümkündür.
Bəzi universitetlərdə müəyyən hallarda hazırkı və ya qarşıdakı akademik sessiya üçün qeydiyyat statusunu təsdiqləyən məktub təqdim edilə bilər.
Toronto Universitetinin rəsmi məlumatında tələbənin hazırkı və ya qarşıdakı sessiya üçün qeydiyyatda olması və ya qeydiyyata dəvət edilməsi halında Confirmation of Enrolment məktubunun əldə edilə bildiyi göstərilir.
Lakin bu qaydanı bütün universitetlərə tətbiq etmək olmaz. Hər universitet öz sənəd prosedurunu müəyyən edir.
Xeyr.
Student ID və ya tələbə kartı sizin universitetdə tələbə olduğunuzu göstərən identifikasiya vasitəsidir.
Enrollment Letter isə universitet tərəfindən hazırlanmış rəsmi sənəddir və müəyyən bir məqsəd üçün tələbə statusunuzu təsdiq edir.
Bəzi qurumlar tələbə kartını qəbul edə bilər, bəziləri isə məhz universitet tərəfindən verilmiş rəsmi arayış tələb edə bilər.
Ona görə sənəd siyahısında Proof of Enrollment və ya Enrollment Letter göstərilibsə, yalnız tələbə kartını təqdim etmək kifayət etməyə bilər.
Bəli.
Tələbənin təhsil yükü və qeydiyyat statusu sənəddə göstərilə bilər. Bunun konkret formada necə yazılması universitetdən asılıdır.
Bu məlumat bəzi hallarda xüsusilə vacibdir. Məsələn, təqaüd, sığorta, iş və ya immiqrasiya məqsədilə sənədi tələb edən qurum tələbənin full-time, yoxsa part-time tələbə olduğunu bilmək istəyə bilər.
UCLA da Proof of Enrollment sənədində tələbənin hər təhsil dövrü üzrə enrollment statusunun göstərildiyini bildirir. (Registrar’s Office)
Transcript tələbənin akademik göstəricilərini göstərir.
Burada adətən:
keçilən fənlər; Kreditlər; Qiymətlər; akademik nəticələr
əks olunur.
Enrollment Letter isə əsasən tələbənin universitetdə qeydiyyat və tələbə statusunu təsdiqləyir.
Yəni:
Transcript → akademik nəticələr
Enrollment Letter → tələbə statusu
Bəzi universitetlərdə Enrollment Letter-in özündə qiymətlər və keçilən fənlər ümumiyyətlə göstərilmir. Məsələn, UCLA öz Proof of Enrollment sənədinin kursları və qiymətləri göstərmədiyini açıq şəkildə bildirir.
Bu sənəd tələbənin xarici universitetdəki statusunu təsdiqləmək baxımından vacib ola bilər. Lakin sənədin tələb olunması konkret vəziyyətdən asılıdır.
Məsələn, xaricdə təhsil alan Azərbaycan vətəndaşından müxtəlif dövlət və ya universitet prosedurları zamanı onun xarici ali məktəbdə təhsil aldığını təsdiqləyən rəsmi sənəd istənilə bilər.
Azərbaycanın Elm və Təhsil Nazirliyi də xaricdə təhsil alan şəxslərlə bağlı müxtəlif prosedurlarda xarici ali təhsil müəssisəsi tərəfindən verilmiş rəsmi sənədlərin təqdim edilməsinin tələb oluna biləcəyini göstərir.
Bu səbəbdən xaricdə təhsil alan tələbələrin universitetdən aldıqları rəsmi sənədləri elektron və kağız formada saxlamaqları faydalıdır.
Enrollment Letter anlayışı yalnız xaricdə təhsil alan tələbələrə aid deyil. Azərbaycanda da tələbənin universitetdə təhsil aldığını təsdiqləyən arayışlar müxtəlif məqsədlər üçün tələb oluna bilər.
Azərbaycan Elm və Təhsil Nazirliyinin məlumatına görə bəzi təhsil arayışlarını elektron şəkildə portal.edu.az vasitəsilə əldə etmək mümkündür. Nazirlik həmçinin müəyyən arayışların myGov portalından əldə edilə bildiyini bildirir.
Lakin xarici universitetə təqdim ediləcək sənədin formatı, dili və təsdiq tələbləri ayrıca yoxlanılmalıdır.
Enrollment Letter tələb olunursa, sənəddə tələb olunan məlumatların olub-olmadığını əvvəlcədən yoxlamaq lazımdır.
Xüsusilə:
ad və soyadın pasportdakı kimi yazılması; universitetin tam adı; ixtisasın düzgün göstərilməsi; təhsil səviyyəsinin qeyd olunması; təhsil müddəti; qeydiyyat statusu; sənədin verilmə tarixi; universitetin möhürü və ya elektron təsdiqi; məsul şəxsin imzası; sənədin tələb olunan dildə hazırlanması
kimi məsələlərə diqqət yetirmək lazımdır.
Əgər sənəd viza, diplom tanınması və ya başqa rəsmi prosedur üçün təqdim olunacaqsa, əlavə olaraq tərcümə, apostil və ya digər təsdiq formalarının tələb edilib-edilmədiyini həmin qurumdan dəqiqləşdirmək lazımdır.
Xaricdə təhsil prosesində bir neçə fərqli sənəd bir-birinə çox oxşayır və tələbələr bunları tez-tez qarışdırırlar.
Məsələn:
Offer Letter – sizə təhsil yeri təklif edilir.
Admission Letter – universitetə qəbul olunduğunuzu təsdiqləyir.
Enrollment Letter / Proof of Enrollment – universitetdə qeydiyyatda olduğunuzu və tələbə statusunuzu təsdiqləyir.
Transcript – akademik nəticələrinizi göstərir.
Diploma Supplement – əldə etdiyiniz kvalifikasiya haqqında geniş akademik məlumat verir.
Bu sənədlərin hər biri fərqli məqsədə xidmət edə bilər.
Enrollment Letter tələbənin müəyyən universitetdə rəsmi qeydiyyatda olduğunu və tələbə statusunu təsdiqləyən universitet sənədidir. Sənədin adı universitetdən asılı olaraq Proof of Enrollment, Confirmation of Enrolment, Enrolment Verification və ya başqa formada ola bilər.
Xaricdə təhsil almaq istəyən tələbələr üçün ən vacib məqam Enrollment Letter-i Admission Letter ilə qarışdırmamaqdır. Qəbul məktubu universitetin sizi təhsil proqramına qəbul etdiyini göstərir, Enrollment Letter isə qeydiyyat və tələbə statusu haqqında məlumat verir. Almaniya üzrə DAAD məlumatları da qəbul məktubu ilə rəsmi tələbə statusunun eyni mərhələ olmadığını açıq şəkildə göstərir.
Bu səbəbdən xaricdə təhsil prosesində sizdən hansı sənəd tələb olunursa, onun adını və məqsədini dəqiq müəyyənləşdirmək vacibdir. Xüsusilə viza, təqaüd, immiqrasiya, universitet qeydiyyatı və digər rəsmi prosedurlarda sənədlərin bir-birini əvəz etdiyini düşünmək əvəzinə, həmin qurumun konkret tələblərinə uyğun sənəd təqdim etmək lazımdır.
